Communiquer par e-mail de façon positive et efficace

Communiquer par e-mail

L’e-mail est un outil formidable pour gagner du temps dans le domaine professionnel, pour peu qu’il soit bien utilisé. Or, si nous avons appris à nous servir techniquement de l’outil informatique pour en envoyer et en réceptionner un e-mail. Il ne nous a pas été forcément appris à rédiger, pour communiquer par e-mail efficacement.

E-mail mal rédigé = perte de temps et source de tensions

Par exemple, pour éclaircir une demande reçue par courriel où il manque des informations. Tu dois recourir au téléphone pour faire préciser sa demande à ton interlocuteur. Pourtant celle-ci aurait pu être formulée, dès le départ clairement et être traitée rapidement. L’appel vous aura fait perdre du temps.

L’e-mail peut-être aussi source de tensions relationnels, quand celui-ci est rédigé à la va-vite sur un ton sujet à interprétation. Je pense par exemple à l’emploi abusif des majuscules, qui peut traduire un état d’énervement ou encore l’absence de formule de politesse. Je l’ai appris sur le terrain et à mes dépens. Car ce sujet n’était ni abordé en cours d’initiation à informatique de mon cursus générale, ni dans les modules orientés «entrée dans le monde professionnel» de ma formation qualifiante.

Bien communiquer par e-mail en 7 points essentiels

Un objet signifiant
L’objet de ton e-mail est la première chose que voit ton interlocuteur. Soit donc dès le départ clair sur ta demande. Par exemple, « Suivi du dossier de l’entreprise Trucmachin, demande de financement » sera plus intelligible que « Suivi du dossier de notre entreprise » ou « Suivi de notre dossier ». Ton interlocuteur ne s’occupe pas forcément que de toi. Précise ton numéro de dossier, d’allocataire ou de sociétaire en début d’e-mail, si nécessaire. Pouvoir identifier ton message parmi des dizaines d’autres imprécis, l’aidera probablement à te répondre dans les meilleurs délais.

La politesse en toutes circonstances
Que ce soit un ami, un collègue, un client ou un fournisseur, ton interlocuteur est un être humain, qui apprécie d’être traité avec respect. Astreigne toi au minimum à utiliser un bonjour et un cordialement (ou meilleurs salutations) en fin de message. Tu n’aimerais pas que l’on s’adresse à toi dans la vie réelle, sans te saluer. Et bien, sache que c’est aussi désagréable par email.

Une mise en page qui facilite la lecture
Structure ton texte pour bien faire passer ton message. Utilise des paragraphes, des intertitres, des listes à puces, des numérotation et des mots-clés en gras pour guider la lecture. N’abuse pas des couleurs, du surlignement en fluo ou pire la police en gras et rouge (visuellement agressive). Fais des phrases courtes.

Les informations essentielles à rappeler

Votre e-mail doit comporter au moins 4 informations essentielles :

  • le thème de ton message ou son but,
  • c’est à dire pourquoi tu écris, ce que ton destinataire doit faire,
  • l’action attendue de ta part, l’échéance de l’action à entreprendre si il y en a une,
  • les informations utiles (téléphone, e-mail, horaires) pour te joindre ou se rendre au rendez-vous indiqué si il y en a un (date, heure, lieu).

Adopte une attitude positive et bienveillante

Évite d’écrire ton message tout en majuscules. Sur le web cela ce type d’écriture est utilisé pour signifie que l’on crie, parce qu’on est énervé ou en colère. Même si c’est le cas, ce n’est pas la meilleure façon de te faire comprendre. Décris la situation tel qu’elle est au lieu de te focaliser sur ce qui ne te va pas. Par exemple, explique à ton interlocuteur l’avantage qu’il a à te donner les informations, dont tu as besoin dans les délais. Sois positif autant que possible, dans ta façon de t’exprimer.

Ne diffuse pas ton carnet d’adresse à la légère

Utilise le champs CC (copie conforme) avec parcimonie. Sinon chacun de tes destinataires va connaître une bonne partie de ton carnet d’adresse professionnel. Le champ CCI (copie cachée) permet de préserver l’identité des destinataires. Afin, que leurs adresses ne soient pas récupérés pour constituer un fichier de mailing-list, de prospection par un des destinataires ou simplement pour préserver la confidentialité de ton carnet d’adresse.

Prévention des litiges

Sache que tes propos dans un courriel peuvent constituer un début de preuve face à un tribunal en cas de litige. Sois donc mesuré et pèse tes mots avant de les rédiger et de cliquer sur « envoyer ».

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